[글로벌 업무 노하우] 회사에서 DHL 해외배송하는 방법 #1. 고객번호 생성하기

외국계 PR에이전시를 다니면서 처음해본 일들 중 가장 복잡한 것 중 하나를 꼽으라면 저는 '해외 배송'을 꼽을 것 같습니다. 아웃바운드 고객사(국내 기업의 해외PR)를 담당하다보면, 해외에 있는 고객들 대상으로 캠페인을 진행할 기회가 자주 생깁니다.

해외에 있는 고객들을 대상으로 캠페인을 진행할 때면 주로 온라인 매체를 주로 활용하지만, IMC(Integrated Marketing Campaign) 또는 O2O(online to offline)를 고려하여 오프라인 PR을 함께 진행하기도 합니다. 그럴때는 사용될 홍보물을 국내에서 제작하여 해외로 배송을 해줘야합니다.

이번 포스팅부터는 해외 배송을 보낼 때 필요하거나 사전에 준비하면 좋은 요소들에 대해 차례대로 소개해드리려합니다.

해외배송 시에는 어떤 택배사가 가장 좋을까?

해외배송은 우체국 EMS, CJ대한통운, 로젠택배 등 국내 배송업체 또는 DHL, FedEx 등 해외 배송업체를은 통해 가능합니다. 어느 곳이 가장 싼지, 가장 빠른지, 가장 안전한지 물어보신다면, '상황마다 다르다'고 답해드릴 수 밖에 없을 것 같습니다.

배송사에 따라서도, 같은 택배사 내에서도 어떤 배송옵션을 선택하는지에 따라 다르고, 또 어떤 물품을 어느 국가에 언제 보내는지에 따라도 최선안은 달라지기 때문입니다.

독일의 국제 운송 사업 브랜드 DHL그룹(Deutsche Post DHL Group)

저는 그 중에서도 DHL이 국문사이트 번역도 잘되어 있고, UI/UX가 가장 편하고, 고객센터와 연락이 가장 잘 되는 편이라 주로 이용하고 있는데요. 그래서 여러분께도 DHL을 통해 회사에서 해외에 택배를 보내는 방법에 대해 소개 드리고자 합니다.

만약 회사에서 해외에 사은품, 경품, 홍보물 등 물품을 보내야할 일이 생길 예정이라면, 지금 바로 하셔야 할 것이 있습니다. 바로 'DHL 고객번호 개설'입니다.

DHL 고객번호, 꼭 만들어야할까요?

해외배송을 하다보면 정말 많은 변수들이 생깁니다. 갑자기 통관에서 막히기도 하고, 관세 관련해서도 이슈가 발생하는 일이 종종 있죠. 고객번호를 개설하면 DHL에서 최적화된 배송관리에 도움을 주는 점이 가장 장점인 것 같습니다.

특히 회사에서 물품을 보내면 견적반기와 세금계산서 발행 등 결제 프로세스 관련하여 지원이 필요한데 이러한 서비스도 함께 제공해줍니다.

비즈니스 고객에게 DHL이 제공하는 우대운임료, 최대 40% 할인요율도 매우 매력적인데요. 무엇보다 고객번호 개설을 권장하는 것은 'DDP'서비스 때문입니다.

DDP는 'Delivered Duty Paid'의 약어로 '관세 지급 인도 조건'을 의미합니다. 회사에서 업무 건으로 물품을 보낼때는 모든 비용을 물품을 보내는 회사에서 안도록 해야하는데요.

이때 선택하는 관부가세 지급 조건입니다. 해당 조건을 선택하면 보내는 이가 수취인 대신 운송 비용과 수입, 수출 통관 비용을 모두 부담할 수 있습니다. 고객번호가 있어야만 개인이 아닌 회사가 이 세금을 부담할 수 있도록 할 수 있기 때문에 고객번로 개설을 권장드립니다.

DHL 고객번호를 꼭 안 만들어도 되는 경우가 있다면?

만약 단건이고, 법인카드(Visa, Master Card, JCB, American Express)로 결제해도 무방한 경우라면 굳이 발급을 안하셔도 무방할 것 같습니다.

신용카드로 결제를 할 때도 우대운임료를 기업고객만큼은 아니지만 적용 받을 수 있는데요! 고객센터를 통해 문의하시면 30% 할인코드를 메일로 받아 볼 수 있습니다.

하지만 언제 또 해외배송할 일이 생길지 모르고 이왕이면 더 큰 할인폭을 적용 받을 수 있으면 좋으니 시간이 날 때 고객번호를 발급할 것을 추천드립니다.

*결제 시 카드내역서의 금액은 DHL에서 발행한 영수증 금액에 카드사에서 부과한 해외카드결제수수료(1-5%)가 추가되어 결제되므로 총액이 상이할 수 있다고 합니다.

이미 회사에 DHL고객번호가 있는지 확인해보세요

외국계 기업이거나, 해외에 거래처가 있다면 회사에 이미 DHL 고객번호를 생성한 것이 있을 수 있습니다. DHL 고객번호는 기업 기준으로 생성되는 것이기 때문에 유관부서 직원에게 물어보거나 고객센터(1588-0001)를 통해 우선 확인해볼 것을 추천드립니다.

고객센터 상담직원에게 회사의 사업자등록증 번호를 불러주면 기등록된 고객정보가 있는지 바로 조회하여 알려주고, 필요시 담당 영업사원을 연결해주기도 합니다.

기등록된 걔정이 있지만 장기미사용으로 휴면상태로 전환된 경우도 있을텐데요. 고객센터 통해서 계정을 되살려달라고 요청하시면 담당영업사원이 유선으로 여러분께 연락드릴 것입니다.

DHL 고객번호 새로 만들기

만약 회사에서 발급해둔 고객번호가 없다면 DHL 사이트(https://www.simplydhl.com/kr/ko/frequentshipping/register-online)에 접속하여 신청해주면 됩니다. 신청방법은 간단합니다.

위 링크에 접속하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.

공란을 채운 뒤, '고객번호 신청하기' 버튼을 누르면 곧 담당영업사원이 연락을 줄 것이라고 안내를 주는데요. 제 경험상 담당영업사원으로부터 연락은 당일에 왔습니다만, 문의량이 많으면 1~2 영업일이 소요될 수 있다고 합니다.

담당영업사원은 전화가 오면 어떤 일로 주로 해외배송을 사용하는지, 택배의 발송주기나 종류(소포인지, 화물인지 등) 그리고 주 배송 국가 등 몇가지 질문을 물어보는데요. 그들의 질문에 대한 답을 마치면 이메일로 전자사명을 해야할 서류를 보내줍니다.

DHL 영업사원으로부터 온 전자서명 요청 메일

전자서명을 마치면 아래와 같이 전자서명이 완료되었다는 메일이 오는데요. 이 메일을 받고 1~2 영업일 내 고객코드가 생성되어 여러분의 메일함에 도착합니다.

DHL 담당영업사원으로부터 온 전자서명 완료 메일

이렇게 고객번호가 생성이 완료되면 이제 다음으로는 택배를 보낼 주소지를 정리할 차례입니다.

이전에는 담당 영업사원에게 배송지를 정리한 엑셀파일을 전달하면 한꺼번에 등록 및 운송장 발급이 가능하였는데요. 배송지 오기입 등의 문제로 수납인이 수기로 등록하는 방식으로 변경되었다고 합니다.

여러 국가에 여러 상품을 배송해야하는 상황이면 정말 난감하게 느껴질 수도 있는데요. 조금이라도 더 효율적으로 배송지를 정리하고 발송예약할 수 있는 방법을 이 콩대리가 준비했으니, 다음 포스팅도 많은 관심 부탁드립니다:)