[일잘러의 업무꿀팁] 무료로 PDF파일 전자서명하기 - 소프트카피 계약서 서명하기, 무료 전자서명 솔루션, 어도비 서명(Adobe Sign)

여러분은 회사에서 계약서 서명을 어떻게 진행하시나요? 중요한 미팅에서 동시에 상호날인하는 경우도 있을테고, 계약서를 종이로 인쇄하여 퀵으로 주고 받으며 상호날인하는 경우도 많을 것입니다.

 

홍보에이전시에서는 보도시점까지 사안을 비밀로 유지해야하는 엠바고(embargo) 뿐만 아니라, 소소하게는 3D 홍보 영상을 제작하기 위해 제품의 OBJ 파일을 공유받아야하는 경우도 많아, 비밀계약유지서(Non-disclosure Agreement, NDA)를 계약해야하는 경우도 빈번히 발생하는데요. 

요즘은 환경을 위해, 그리고 비용/시간 절감을 위해 소프트카피로 날인, 즉 전자서명으로 대체하는 기업이 점차 늘어나고 있습니다. 콩대리도 외국계 PR 에이전시에서 업무를 하다보니, 해외에 있는 벤더와 계약서를 체결해야하는 상황들이 종종 생겨 요즘은 하드카피보다 소프트카피로 상호날인을 주로 진행하는 것 같습니다.

만약 본인의 회사가 전자서명 솔루션을 공식적으로 도입하지 않은 상태인데, 전자서명을 해야하는 상황이라면 아래 방법을 참고해보세요:)

1. Adobe Acrobat에서 PDF로 서명하기

1. 먼저 서명할 PDF 문서를 열어준 다음 아래 방법 중 하나를 진행해주세요.

• 상단의 [도구] 메뉴에서 [채우기 및 서명] 선택
• 맨 상단 <서명 아이콘> 선택
• 오른쪽 메뉴에서 [채우기 및 서명] 선택

상단의 [도구] 메뉴에서 [채우기 및 서명 (Fill & Sign)] 선택

맨 상단 <서명 아이콘> 선택

오른쪽 메뉴에서 [채우기 및 서명(Fill & Sign)] 선택

- 만약 이미 서명 또는 이니셜을 추가해두었다면 [서명] 옵션에서 선택한 다음, 문서상에 서명을 추가할 지점을 클릭하기만 하면 됩니다.

2. [Sign yourself]를 선택 후 [서명 (Add Signature)] 또는 [이니셜 (Add initials)] 중 선택이 해주세요.

- 서명과 이니셜의 차이는 길이 정도로 봐주셔도 무방할 것 같습니다. 

3-a. [유형 (Type)] 기능을 이용하면 필드에 이름을 타이핑하면 선택한 서명 스타일로 서명이 생성됩니다.

- 다른 스타일을 보려면 입력란 하단의 [스타일 변경 (Change style)]을 클릭해주세요.

[채우기 및 서명] > [서명] 및 [이니셜] 중 택 1 > [유형]

3-b. [그리기] 기능을 이용하면 직접 그린 서명을 입력가능합니다

[채우기 및 서명] > [서명] 및 [이니셜] 중 택 1 > [그리기]

3-c. [이미지] 기능을 이용하면 미리 만들어둔 서명 이미지를 불러와 삽입할 수 있습니다.

[채우기 및 서명] > [서명] 및 [이니셜] 중 택 1 > [이미지]

3-a,b,c 하단의 [서명 저장 (Save signature)] 체크박스를 선택하면 Acrobat Document Cloud에 저장되어 다음에 등록한 서명을 간편하게 불러와서 사용가능합니다. 이미지는 한 번 불러오면 자동저장이 되는 것 같지만 혹시 모르니 저장을 해주는 것을 추천드립니다. 

 

4.  [적용 (Apply)]을 누르면 pdf 문서상 서명이나 이니셜을 넣을 위치를 선택할 수 있습니다.

5. 원하는 위치에 서명을 배치한 후에는 메뉴 우측 상단의 [닫기(Close)]를 선택해주시면 됩니다. 

- [닫기]를 누른 후 서명의 위치나 크기를 수정하고 싶다면, 다시 1번에서 설명드린 방법 중 하나로 [채우기 및 서명] 메뉴로 들어가주시면 됩니다. 

 

6. 서명을 마치면 저장 또는 다른 이름으로 저장하기를 눌러주시면 됩니다.

보통 저는 '다른 이름으로 저장하기'를 선택하고 파일명 맨 끝에  '_날인본(한측 날인만 있는 경우)' 또는 '_상호날인본(양측 날인 모두 있는 경우)'이라고 메모를 달아둡니다. 그래야 나중에 깨끗한 계약서 pdf 파일과 구분이 가능합니다. 

 

 

+) Adobe Sign 툴 이용하여 PDF 전자서명 요청하기

올해 9월 Adobe Sign 툴을 활용하여 전자서명 솔루션처럼 상대방에게 전자서명을 요청할 수 있는 기능이 Adobe Acrobat에 업데이트 되었습니다. Adobe Acrobat Sign에서 제공하는 클라우드 서비스로 서명을 요청받은 대상자는 웹 브라우저나 모바일 장치를 사용하여 어디에서나 신속하게 계약서에 서명할 수 있습니다. 서명자는 계약에 서명하기 위해 Adobe 제품을 별도로 구매할 필요가 없습니다.

 

[채우기 및 서명 (Fill & Sign)] > [전자서명 요청하기 (Request E-signatures)]

 

* 단, 서명을 요청하는 사용자는 어도비 회원이어야하며, 사용횟수 제한을 풀거나, 데드라인 설정 및 서명현황 트래킹 등 고급옵션을 사용하기 위해서는 계정을 Acrobat Pro로 업그레이드해야합니다.

 

1. 먼저 전자서명을 요청할 대상자의 이메일 주소를 기입해주세요.

- CC로 팀메일 또는 재무팀 메일 주소도 추가 가능합니다. 

- 수신자에게 초기 전자 메일에 포함할 계약 이름 및 메시지를 추가합니다.

 

(고급 옵션)

• 암호 보호(서명된 PDF) - 이 암호는 Acrobat Sign에서 다운로드한 계약의 PDF 사본에 적용됩니다. 암호를 성공적으로 입력할 때까지 문서를 볼 수 없습니다.
• 완료 마감 시한 - 마감 시한은 정의된 일수 이후의 트랜잭션 만료
• 알림 메시지 설정 - 여러 반복 중 하나에 대해 알림 메시지를 구성할 수 있습니다. 현재 활성 상태인 수신자에게만 알림 메시지가 전송됩니다.
• 수신자 사용 언어 - 수신자에게 전달되는 전자 메일에 사용되는 언어 및 화면의 지침을 정의합니다.

서명을 요청할 대상자의 이메일 주소를 입력해주세요

 

2. 상대방이 서명을 해야 할 위치를 지정해주세요.

- 박스의 위치와 크기를 조정해주세요.

상대방이 서명을 해야 할 위치를 지정해주세요

 

3. 우측 하단의 [보내기(Send)]를 누르면 상대방에게 전자서명 요청메일이 전송됩니다.

상대방에게는 아래와 같이 전자서명 파일로 바로 이동가능한 파일이 메일함에 도착합니다. 

 

*여러명에게 서명을 요청해야하는 경우

서명을 요청할 당시에 개인마다 양식 필드와 서명 필드를 지정할 수 있습니다.  이메일을 입력한 순서로 서명자에게 동의서가 전달되며, 모든 서명자가 온라인 서명을 완료하면 서명 완료된 동의서의 사본이 모두에게 전송됩니다. 

 

 

더 자세한 내용은 어도비 아크로뱃 공식 사이트의 영상을 참고해주세요:

온라인상에서 무료로 서명 요청 | Adobe Acrobat (대한민국)

 

2. 워드로 서명하기

본인의 서명을 이미지 파일로 보유하고 있다면 [이미지 삽입] 기능을 활용하여 붙여넣기만 하면됩니다.

만약 흰 배경이 있는 전자서명 이미지라면 "(인)" 글자를 안 가리도록 위치를 조정한 후, [맨 뒤로 보내기]를 선택해주세요.
전자 서명 이미지를 만들고, 배경을 투명하도록 제거하는 방법은 아래 포스팅을 참고해주세요:

[일잘러의 업무꿀팁] 전자서명 만들기 - 서명 PNG 만들기, 서명 이미지 배경 제거, 자필 서명 이미

 

3. 종이 인쇄하고 스캔하기

프린터가 있는 상황에서만 가능한 방식인데요. 계약서를 프린터로 종이인쇄한 후, 직접 수기로 서명 또는 도장을 날인하는 방식입니다.

사실 간인을 필수로 요구하는 조직이라면 전자서명 솔루션이 없는 한, 이 방법을 활용할 수 밖에 없을 것 같습니다.

만약 스캐너가 없다면 모바일에 PDF 스캐너 앱을 깔아 한장한장씩 사진을 찍어 PDF로 변환이 가능합니다. 제가 개인적으로 유용하게 사용 중인 앱은 바로 MS사에서 제공하는 "Lens"라는 앱입니다.

마이크로소프트사의 Lens 앱

만약 어플을 까는 것이 번거로우시다면 카메라로 사진을 찍어 이미지 파일 형태로 저장도 가능할 것입니다. 다만 이러면 서류가 여러장인 경우, 낱장으로 보관해야한다는 단점이 있습니다.

4. 전자서명 솔루션 사용하기(모두싸인, 도큐싸인 등)

최근 많은 기업들이 전자서명 솔루션을 도입하고 있습니다. 아마 최근에 은행을 가보신 분이라면 창구마다 태블릿을 이용하여 전자서명을 해보셨을 것입니다.

(왼) 모두싸인 / (오) 도큐싸인

전자서명을 이용하면 계약서를 인쇄하고, 일일이 도장을 찍고, 간인도 찍고, 퀵을 불러 주고 받고 등 길고 번거로운 프로세스를 줄일 수 있는데요. 이뿐만 아니라 종이인쇄도 할 필요가 없어 환경에도 큰 도움이 됩니다.

저는 개인적으로 도장을 찍어야할 위치를 지정해 줄 수가 있어 계약서 길이가 길고, 중간중간에 도장을 여러개 찍어야하는 경우에 특히 편리하다는 인상을 받았는데요.

3자 계약일 때 순차적으로 날인을 받을 필요없이, 동시에 이해관계자 모두에게 날인을 요청할 수 있는 점도 큰 장점으로 느껴졌습니다.

 

 

앞으로 업무 중 다양한 방안이 디지털화될 텐데요! 혹시 어떻게 해야할지 몰라 궁금한 업무방식이 있다면 편히 아래 댓글로 남겨주세요! 콩대리가 차근차근 방법을 소개드리겠습니다:)