[일잘러의 업무꿀팁] 연차 가기 전 체크리스트 #3. 아웃룩(Outlook) 자동회신 메일 설정하기 - 상황별 내용 예시, 영어 예문 모음

이메일로 커뮤니케이션하면, 우리는 상대방이 직접 회신하기 전까지는 상대방이 내가 보낸 메일을 읽었는지(수신확인 기능은 있지만, 정말 읽었는지는 확신하기 어렵죠), 요청한 사항을 확인 및 수행하였는지 알기 어렵습니다. 아마 급하게 확인이 필요한 사항을 메일로 전달하였는데 한참동안이나 답변이 없어 유선이나 문자로 확인해보면 상대방이 휴가중이거나 출장중인 점을 확인할 수 있는데요.

앞서 설명 드린 것처럼 연차 공지 메일이나 캘린더 일정을 공유하여도, 내가 일정을 공유허지 않은, 예상치 못한 발신자로부터 메일이 올 수도 있습니다.
이처럼 내가 휴가로 부재중이거나, 외근 등으로 이메일이 제한되는 상태일때 꼭 설정해둬야할 것이 있습니다. 바로...

아웃룩 자동회신 메일

자동회신 기능을 이용하면 누군가 내가 설정한 기간 내 내게 메일을 보내면, 아웃룩에서 자동으로 상대방에게 내가 설정해둔 메시지로 대신 응답을 해줍니다.

업무 메일을 확인하거나 회신하기 힘든 상황이라는걸 모르는 상대방이 회신 메일을 무기한 기다리는 상황을 미연에 방지할 수 있으며, 자동 회신 기능을 이용하여 상호 비즈니스 신뢰를 지켜나갈 수 있습니다.

그럼 지금부터 아웃룩 자동 회신 설정하는 방법에 대해서 살펴보도록 하겠습니다.

1. 아웃룩 실행 후, [파일(Files)] 메뉴에서 [자동 회신(Automatic Replies)]을 클릭하세요.

[파일(Files)] 메뉴> [자동 회신(Automatic Replies)]

2. 자동 회신 창에서 [자동 회신 보내기(Send automatic replies)]와 그 아래 [이 시간 범위 동안에만 보내기(Only send during this time range)] 체크박스를 체크해주세요.

3. 그다음, 자동 회신 기능을 사용할 기간 및 시간을 설정해주세요.

연차라면, 시간대를 정확히 근무시간에 맞춰서 설정하기보다 여유롭게 12AM부터 11:30PM까지 설정할 것을 권장드립니다. 메일을 보내는 상대방의 회사는 유연근무제를 실시하고 있어 자신의 근무시간을 기준으로 설정하면 어긋날 우려가 있고 해외시차도 반영하기 위함입니다.

자동 회신 설정 시간은 여유롭게 12AM부터 11:30PM까지 설정해주세요

4.  조직 내/외부 모두 설정하는 것을 잊지 말아주세요.

회신할 메시지는 대상, 즉 조직 내부(Inside My Organization)를 대상으로하는지, 외부(Outside My Organization)로 하는지에 따라 달라질 수 있습니다.

조직 내부(Inside My Organization)와 외부(Outside My Organization)용 모두 기입해주세요

a. 조직 내부 대상 자동회신 메일 내용 쓰기
조직 대상으로 자동회신 메일을 작성할 때는 내부에서만 공유할 수 있는 사실을 추가로 덧붙일 수 있습니다. 어떤 클라이언트와 어디에서 어떤 건으로 미팅을 하러 외근을 나가는지 등, 부재중인 사실에 대하여 조직원이 참고할 수 있는 내용을 보충해줄 수 있죠.

안녕하세요 두유팀의 콩대리입니다.
11월 24일 건강점진을 위해 하루 자리를 비우게 되었습니다.

메일 남겨주시면 휴가 복귀하는대로 회신드리도록 하겠습니다.
급한 용무가 있으신 분은 아래 제 개인 연락처(010-XXXX-XXXX)로 문자 또는 전화 바랍니다.

감사합니다.
콩대리 드림

급한 용무가 있을시 어디로 연락하면 될지 안내하는 문구도 달라질 수 있을텐데요. 외근 중일 때 노트북은 사용은 제한될 수 있지만 폰으로 사내메신저 확인 및 응답은 가능할 수 있습니다. 사내메신저 연락을 달라고 메시지를 남길 수 있을 것입니다.

안녕하세요 두유팀의 콩대리입니다.
11월 27일 오전에 스튜디오 촬영 건으로 자리를 비우게 되었습니다.
메일 남겨주시면 오후에 사무실 복귀 후, 바로 회신드리겠습니다.

급한 용무는 사내메신저로 연럭주시면 최대한 빨리 답변드리겠습니다.

감사합니다.
콩대리 드림

 

b. 조직 외부 대상 자동회신 메일 내용 쓰기
반면, 조직 외부인을 대상으로 자동회신 메일을 작성할 때는 '개인적인 사정으로' 또는 '출장/외근 중인 관계로' 등 우회적인 표현을 더 자주 활용하게 됩니다. 굳이 상대방에게 부재중인 사유를 설명해줄 필요가 없기 때문이죠.

안녕하세요 두유팀의 콩대리입니다.
11월 22일부터 24일까지 개인사정으로 자리를 비우게 되었습니다. 

메일 남겨주시면 11월 25일에 사무실 복귀하는대로 회신드리도록 하겠습니다.
급한 용무가 있으신 분은 아래 제 개인 연락처로 문자나 전화 바랍니다.
010-XXXX-XXXX

감사합니다.
콩대리 드림

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Dear sender,

I am out of the office until Thursday, 11/24, with limited email access. If your inquiry requires immediate attention, please text or call me at(on) 010-XXXX-XXXX. Otherwise, I will reach out to you when I return. 

Best regards,
Kong

급한 용무가 있을 시 어디로 연락해야할지에 대한 컨택 포인트도 본인의 유선번호를 작성할 수도 있지만, 다른 담당자의 컨택포인트를 안내하여 연락을 돌리는 방법을 사용할 수도 있습니다. 보통 연차를 간 상황에서는 대체자 연락처를 넣는 방법이 주로 사용되는 것 같습니다.

안녕하세요 피커뮤니케이션의 콩대리입니다.
11월 23일부터 24일까지 이틀간 개인적인 사정으로 자리를 비운 상태입니다. (11월 25일 복귀예정)

바로 회신드리기 어려운 점 양해 부탁드리며, 메일 남겨주시면 휴가 복귀하는대로 답변드리도록 하겠습니다.
급한 용무가 있으신 분은 완두콩 과장에게 대신 연락주시기 바랍니다.
완두콩 과장 / wandookong@peacomm.com / 010-WWWW-WWWW

감사합니다.
콩대리 드림

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Dear sender,

I will be on leave from Nov 23 to 24, and return to the office on Nov 25.
Sorry for the inconvinience. If you leave an email, I will check it as soon as I get back to the office.

If you have any urgent matters, please contact Mr. Wan throught the contact information below.
Dookong Wan / wandookong@peacomm.com / 010-WWWW-WWWW

Best regards,
Kong

5. 내용 기입을 완료하고 나면, 마지막으로 [확인(OK)] 버튼을 눌러주세요.

 

이렇게 하면 자동회신 메일 설정은 끝입니다:) 추후 회신해도 되는 상황이면 큰 상황이면 상관이 없겠지만, 오늘까지 기한인데 라스트 미닛에 서류가 누락되었다는 소식이거나, 중요한 고객의 연락이면 아찔하죠? 그리고 아무리 시급하지 않은 사안이더라도, 메일을 보낸이에게 메일회신이 늦다는 인상은 본인에게 결코 득이 되지 않기 때문에 평판 관리차원에서도 자동회신메일은 사용을 습관화하시길 권장드립니다!

+) 퇴사자 이메일에 자동회신 설정하기

자동응답 메일은 담당자가 퇴사하였을 때 회사에서 설정해두기도 합니다. 퇴사자가 퇴사한 사실을 모르고, 관련하여 문의를 기존 담당자 이메일로 보낼 수 있기 때문인데요. 이런 경우에는 신규담당자의 컨택포인트를 안내해주는 것이 가장 중요합니다.