[일잘러의 업무꿀팁] 연차 가기 전 체크리스트 #1. 휴가 공지 메일 작성하기 - 제목부터 양식까지

이제 얼마 남지 않은 연말, 그동안 정신없이 업무를 처리하고 나니 힘은 없지만 아직 우리에게 남아있는 것이 있습니다. 바로 '미소진 연차'입니다.

많은 분들이 인사팀로부터 올해 말일자 기준으로 미소진연차는 사라지니 얼른 사용하라는 연차촉진 매일을 받아 보셨을텐데요. 돈으로 환급해주는 회사를 다니시는 분들이 너무 부러워졌던 것은 저뿐만이 아닐 것 같습니다.

아마 회사에 입사한지 얼마 안된 신입분들이나, 최근에 이직하신 분들은 특히나 업무에 적응하느라 못 사용한 연차가 많으실 것 같은데요. 연차도 '어떻게' 다녀오는지에 따라 여러분의 인상이 달라질 수 있다는 사실 알고 계셨나요?

첫 휴가를 준비하고 계시거나 그동안 연차를 사용하기 전에 본인이 커뮤니케이션 한 방법이 올바른지를 궁금하신 분들은 주목! 연차 가기전 점검해볼 사항들을 정리한 체크리스트를 공유해드릴테니 저장해두셨다가 휴가가기전 보면서 하나씩 실천하시고 마음 편하게 휴가 떠나시길 바라겠습니다.

오늘은 팀리드에게 휴가 승인을 받고 가장 먼저하셔야할 '휴가 공지 메일'에 대해 소개하고 작성하는 방법을 하나씩 알려드리겠습니다.

연차 계획 공유, 왜 해야할까?

휴가 제출 여부를 팀원과 논의하더라도, 결국 승인은 팀장, 파트장 또는 센터장이 결제해주는 경우가 많기 때문에 그들에게 휴가를 승인 받았다는 사실을 공식적으로 알리지 않는한, 팀원들이 알기란 어렵습니다. 휴가날 여러분이 휴가를 갔다는 사실을 까먹고, 메일이나 메신저를 보냈는데 답장이 없어 의아할 수 있을텐데요.

연차 사실을 메일이나 캘린더 등으로 공유해두면 다른 팀원에게 물어보거나, 여러분께 사적으로 카톡 등으로 연락하지 않아도 왜 부재중인지 파악할 수 있습니다.

결국, 휴가 중 여러분이 연락을 받지 않아도 되도록 대비하기 위함이 가장 큰 이유입니다. 여러분이 휴가를 간다는 사실을 미리 인지해야 혹시라도 그때가서 요청해야할 일이 있다면 미리 여러분께 요청할 수 있을테고, 부재중인 기간에 일이 발생하여도 쉬고 있는 여러분 대신 업무 대행자에게 연락을 할 것입니다. 휴가동안 만큼은 일에서 완전히 벗어나 편하게 쉬기 위해 맞는 1차 예방주사라고 표현하면 적절한 비유일까요?

휴가 공지 메일 작성법

연차 사용 관련 메일을 어떻게 작성해야할지 고민되셨나요? 기억을 돌이켜보니 저는 인턴 때 첫 휴가를 갈 때 '왜 휴가를 제출하게 되었는지' 사유에 초점을 두고 작성했던 것 같은데요. 지나고보니 정작 팀원들에게 알려야하는 중요사항들은 다 누락한 엉망인 메일이었습니다. 그렇다면 팀원들에게 연차 사실을 알릴 때 꼭 포함해야할 포인트에는 어떤 것들이 있을까요?

바로 아래 5가지 항목입니다:
1) 누가(이름, 소속)
2) 언제부터 언제까지(휴가 사용 일자 또는 기간)
3) 어떠한 사유로 휴가 예정이며(*선택)
4) 휴가중 업무 대행(인수자, 인수자 소속, 대행업무)은 누가 맡을 예정이나
5) 비상시에는 어디로(비상연락망)으로 연락해달라

간단명료하게 위 5가지 포인트들을 메일에 어떻게 담아낼 수 있는지, 하나씩 설명 드리고 휴가 메일 문구 예시도 참고하실 수 있도록 몇가지 보여드리도록 하겠습니다.

1) 누가(이름, 소속)

여러분의 정확한 이름과 소속을 명시해주세요.
예시) 안녕하세요, 디지털1팀 콩대리입니다.

2) 언제부터 언제까지(휴가 사용 일자 또는 기간)

연차를 언제 사용할 것인지 명시해주셔야합니다. 많은 분들이 휴가를 공휴일과 붙여서 사용하실텐데요. 예를 들어 차주 월요일이 공휴일이라 금요일에 휴가를 냈다고 가정해봅시다. 그러면 금요일 하루 연차 사용 예정이라고만 적어줘도 되겠지만, 금요일부터 월요일까지 부재중이라고 명시해주거나, 복귀예정 일자를 명시해주면 읽는 이의 두번 생각해야할 수고를 덜어줄 수 있습니다. 만약 금요일 하루만 연차라고만 적어주면, 읽는 이가 '월요일이 공휴일'이라는 사실을 스스로 상기해야하기 때문이죠.

예시1) 8월 12일(금) 하루 자리를 비울 예정입니다. (8월 16일 복귀 예정)

예시2) 금주 금요일부터 차주 월요일(8/15-공휴일)까지 자리를 비울 예정입니다.

예시3) I am taking a day off today. (금일 하루 연차입니다.)

예시4) I will be (out of the office / on leave) from 8/12 to 8/15, and be back in the office by 8/16. (8/12부터 8/15일까지 자리를 비우고, 8/16에 사무실로 복귀 예정입니다.)

만약 연차가 아닌 반차를 사용한다면 '오전'인지 '오후'인지도 반드시 명시해주셔야합니다. 오전 또는 오후라고 명시해도 좋지만, 최근 많은 회사들이 유연근무제를 시행하고 있고, 반차를 사용할 때면 점심시간을 포함하는지 안하는지 등 모호한 경우가 많아, 정확히 몇시부터 부재중일 예정인지 적시해주면 더 명확한 커뮤니케이션이 가능하겠죠?

예시1) 건강검진을 위해 10월 28일(금) 오후 반차(2PM-6PM) 사용 예정입니다.
예시2) I am taking an afternoon off for my medical check up on 10/28. (건강검진을 위해 10월 28일에 오후 반차 사용 예정입니다.)

3) 어떠한 사유로 휴가 예정인가(*선택)

지금 지나고 보니 신입 때는 휴가를 사용한다는 사실 자체가 눈치보였던 것 같습니다. 휴가를 가는 사유가 충분해야한다고 생각하여 휴가를 신청할 당시에도 팀장님께 매우 상세히 설명했을 뿐만 아니라, 휴가 공지 메일에도 그 이유를 자세히 서술하였는데요.

사실 휴가를 가는 사유는 몇가지 경우를 제외하면 크게 중요하지 않습니다. 연차를 사용한다는 사실만을 이야기하거나, '개인적인 사유'로 둘러 대면 되죠. 단, 병가, 출산/육아휴가, 공가(예비군, 민방위 등), 경조휴가, 건강검진 등 특수한 사항에서는 메일에도 사유를 명시할 것을 권장 드립니다.

휴가를 간다는 사실에 들떠, 유머와 농담 등을 이메일에 작성하시는 분들도 계신데요. 직접 일을 함께하는 팀원들 외 더 많은 사람들에게 메일이 나가야하는 점, 그리고 다른 사람들은 내가 휴가 중인 동안 매우 바쁠 수 있는 점 고려하여 메일의 톤은 융통성있게 조정하시면 좋을 것 같습니다.

4) 휴가중 업무 대행(대행업무)은 누가(인수자, 인수자 소속, 인수자 컨택 포인트) 맡을 예정인가

직원이 부재중인 사실과 무관하게 회사와 일은 계속 굴러갑니다. 휴가가기 전 여러분이 최대한 사전에 업무를 처리해두고 가도 어떤 일, 이슈가 갑자기 발생할지는 아무도 모릅니다. 자리를 비운 반나절 사이에도 비상상황이 발생할 수 있고, 장기간이면 그 확률은 더욱 높아지죠. 그렇기 때문에 휴가 중인 동안 여러분이 담당하고 있는 업무를 대행해줄 '인수자'를 설정해줘야합니다. 인수자에게는 메일을 통해 공지하기 전에 사전에 해당 직장 동료에게 동의를 받아야겠죠?

업무 건 별로 어떤 인수자에게 어떻게 연락하면되는지를 명확히 명시해줘야, 여러분이 자리를 비운 동안에 이슈가 발생하여도 팀에서 빠른 팔로업이 가능할 것입니다. 인수자인 직장동료는 여러분과는 평소에 아는 사이일는테지만, 메일의 수신자와는 초면일 수 있습니다. 그렇기 때문에 인수자들에게 연락하기까지 초행길을 헤매지 않도록, 네비게이션처럼 정확하게 인수자 이름, 소속, 직급 등 정보 그리고 연락가능한 이메일주소 또는 연락처 등을 함께 안내해줘야합니다.

예시1) 휴가기간 동안 페이스북 관련하여 도움 필요시에는 XXX대리에게, 인스타그램 관련해서는 YYY과장에게 연락바랍니다.
- XXX대리(디지털1팀) / XXX@gmail.com / 010-XXXX-XXXX
- YYY과장(디지털2팀) / YYY@gmail.com / 010-YYYY-YYYY

예시2) Please contact my colleague XXX at XXX@gmail.com or 010-XXXX-XXXX, if you have an urgent issue with the Facebook account. (휴가기간 동안 페이스북 관련하여 급하게 도움 필요시에는 XXX대리에게 연락바랍니다)

5) 비상상황 발생시 어디로(비상 연락망)으로 연락해달라

드물지만, 휴가 중인 사이 인수자를 통해서 해결이 불가능한 긴급한 상황이 발생할 수 있습니다. 그럴 때는 여러분과 휴가 중에도 연락이 닿을 수 있는 연락처를 명시해줘야합니다. 휴가 중일 때는 노트북을 지참하고 있지 않을 확률이 높고, 스마트폰에 업무 메신저가 설치되어 있지 않을 수도 있기 때문에 가급적 유선번호를 남겨둘 것을 권장 드립니다.

예시1) 급한 용무가 있으시다면 010-####-####로 문자나 전화 부탁 바랍니다. 바로 확인이 어려울 수 있는 점 양해부탁드립니다.

예시2) I have limited access to email. In case of urgency, please call or text me at 010-####-####. Otherwise, I will respond to your emails as soon as possible after I return to the office. (휴가기간동안에 이메일 확인이 어려운 상황입니다. 급한 용무가 있으시다면 010-####-####로 문자나 전화 부탁 바라며, 이메일 남겨주시면 사무실 복귀하는대로 최대한 빠른 시일 내 답변드리도록 하겠습니다.)

연차 사용 공지 메일에 제목 양식이 있나요?

메일 내용은 작성하였는데, 제목은 어떻게 써야할까요? 다른 직원들이 휴가를 갈 때 작성한 고지 메일이 있다면 그 양식을 따르는 것이 가장 좋은데요. 어떤 회사이던지 상관 없이, 아래 3가지 요소는 반드시 포함되어합니다.

1) 메일의 목적(휴가 사용 고지)

모든 비즈니스 메일과 동일하게, 메일 제목만 보아도 메일의 목적이 파악 가능해야합니다. 표기하는 방식은 아마 회사별로 사용하는 양식이 있을텐데요. 대괄호'[,]' 등을 활용하여 한눈에 휴가 고지 메일인 점을 알 수 있도록 표시해주는 것이 좋습니다. 외국계 기업들에서는 보통 영문 약어를들 활용하는데요. 연차는 보통 영문으로는 PTO(Paid time-off/ Personal time-off), AL(Annual Leave), on Leave 등으로 표기합니다. 이때, 반차를 사용한다면 오전인지 오후인지도면 꼭 함께 병기해줘야합니다.

2) 누가(이름)

누가 휴가자인지 제목만 보아도 알 수 있도록 제목에 이름을 꼭 넣어주세요. 제목의 길이를 짧게 유지하기 위해 소속 팀 등 정보는 메일 내용에 포함하고, 제목에서는 생략하는 경우도 많습니다.

3) 언제부터 언제까지(휴가 사용 일자 또는 기간)

가장 중요한 기간입니다. 언제부터 언제까지 휴가를 사용하는지 간단하게 포함해주세요.

위 사항들이 잘 반영된 제목의 모범 답안은 아래 예시를 참고해주세요.
예시1) [휴가공지] 콩대리, 10/27-10/28
예시2) 여름휴가에 대한 공지의 건
예시2) [Leave Notice] 콩대리 10/17
예시3) 콩대리 AL (12/8 PM - 12/20)


휴가는 엄연히 국가에서 보장해주는 근로자의 권리이며, 오히려 사용하지 않았을 때 문제가 되는 사안입니다. 물론, 너무 바쁜 시기에 나몰라라하고 사용하면 팀에게 피해를 주거나 업무에 차질이 생길 수 있기 때문에 가급적이면 팀원들과 업무 스케줄에 지장이 없도록 사용시기를 조정하는 것이 가장 좋겠죠?

휴가를 사용하지 않아 점점 지치다가 결국 번아웃에 이르는 것보다, 시기적절하게 사용하여 충분히 충전을하고 돌아와서 업무에 임하는 것이 팀에게도 훨씬 큰 도움이 되는 것이랍니다. 언제 사용하면 팀에게 피해가 가장 적을지 팀장에게 편하게 논의드리고 위의 방식 참고하여 매너있게 공유해보세요. 열심히 일한자여 떠나라!