[일잘러의 업무꿀팁] 업무 요청도 커뮤니케이션이다

 

업무 데드라인을 설정하였다면 이제는 상대방에게 데드라인과 함께 '업무를 요청'해야할 단계입니다.
*업무 데드라인 설정하는 법에 대한 글은 아래 포스팅을 참고해주세요.

[일잘러의 업무꿀팁] 업무 데드라인 설정시 고려요소 3가지

많은 분들이 하는 실수가 데드라인을 설정한 후, 이를 상대방에게 '일방적으로 통보'하는 것인데요. 우리는 항상 잊지 말아야합니다. 우리가 내뱉는 말, 쓰는 문장 하나하나가 하나의 커뮤니케이션이라는 점을요. 물론 너무 바쁘고, 급할 수도 있습니다. 하지만 조금만 더 관심과 신경을 써서 필요한 바를 전한다면, 상대방도 더 흔쾌히 도움을 주려하겠죠? 어떻게 하면 똑같은 업무요청도 더 잘할수 있을지 함께 알아봅시다.

내줄 수 있을 때 내주고, 필요할 때 거두자

본인이 직접 해결할 수 있는 상황이면 나만 고생하면 끝이지만, 회사일은 보통 여럿이 분담하여 업무를 진행합니다. 따라서 급하게 협업하는 벤더나 팀원에게 부탁을해야하는 상황이 발생하죠. 이렇게 내가 부탁을 해야하는 상황에서, 상대방이 나에게 도움을 기꺼이 주고 싶은 마음이 들게 하려면 어떻게 해야할까요? 설득 기법 중 하나인 '먼저 호의를 베풀기'를 활용하면 됩니다. 선심 작전(reciprocation principle)이라고도 불리는 이 설득 기법을 활용하면 조그만 선심을 베풀고도 큰 보담을 받아낼 수 있습니다.

일정이 상대적으로 여유로울 때, 그들에게 작업 기한을 더 여유롭게 줘봅시다. 물론 데드라인을 알려줄 때는 상대방을 고려하여 어렵게 일정을 조율해보았다는 듯이 이야기하면 상대방에게 더 큰 심리적인 부담을 지워둘 수 있을 것입니다. 그러면 상대방은 받은 호의를 ㅍ아야한다는 의무감을 가지게 되는데요. 이는 다음에 우리가 정말 긴급한 건이 있을 때 그들이 조금 더 열리고, 적극적인 자세로 무리한 부탁을 수용하게 만들어주는 밑거름과 같은 역할을 하게 됩니다.

상대방에게 발언의 기회를 제공하라

누구나 본인의 의견을 경청해주는 사람에게 호감을 품기 마련입니다. 그리고 먼저 말할 수 있는 기회를 제공하면, 존중받고 대우 받고 있는 듯한 기분이 듭니다. 만약 정말 급한 일이 아니라면, 그들에게 데드라인을 선제안 해달라고 물어보면 어떨까요? 그들에게 업무일정을 결정할 수 있는 권한을 조금이나마 나눠주면서 그들을 배려해주고 있음을 티낼 수 있는 스킬입니다.

실제로 그들이 역으로 선제안하는 마감기한을 100% 들어줄 수 있을 확률은 그리 크지는 않습니다. 하지만 그들에게 제안을 할 수 있는 기회를 제공하는 것만으로도 충분히 의미가 있습니다. 만약 상대가 너무 터무니 없는 기간을 이야기하여 거절해야할 상황이 생길 가능성을 조금이라도 줄이고 싶다면 상한선을 제시해주는 것도 한 방법입니다. '가급적 ~까지는 받아볼 수 있으면 좋겠다', '~까지는 업무가 마무리되어야하는 점 참고부탁드린다' 등의 표현으로 그들에게 힌트를 던저줘봅시다.

데드라인을 상대방에게 결정하게 했을 때 또하나의 장점은, 예상보다 더 빠른 시간 내에 결과물을 받아 볼 수 있을지도 있다는 것입니다. 그들의 상황을 모르는 입장에서 우리는 지레짐작으로 더 여유로운 데드라인을 제안하고 있을 수도 있습니다. 물론 상대방이 여유가 있을 때, 요청한 업무를 더 빨리 끝내줄 수 있다고 답해줄 수 있는 솔직함을 갖췄다면 가장 베스트이겠지만 여유롭게 제시해온 데드라인을 굳이 마다할 사람은 많지 않을 것입니다. 하지만 본인이 데드라인을 이야기하는 입장이라면, 현실적으로 가능한 일정보다 과도하게 여유롭게 요구할 가능성도 줄어들고, 그들이 먼저 약속을 제시한 것이기 때문에 지킬 가능성도 높아집니다.

사전에 일정을 공유하고, 양해를 구하라

누구나 모르고 큰일을 당하는 것보다, 큰일이 올 것임을 사전에 알고 대비한 후 맞이하는 편을 선호할 것입니다. 갑작스러운 상황에 처했을 때 '이걸 왜 이제서야 말해줘...', '사전에 알려줬으면 얼마나 좋아...'라는 생각은 직장인이라면 모두 한 번쯤은 해보셨을 텐데요. 마음의 준비, 그리고 실제로 대비할 수 있는 기회가 없었기 때문입니다. 만약 갑작스럽게 인력이 평소보다 더 투입되어야한다는 사실을 알았더라면 동원할 인원의 스케줄을 사전에 조정해둘 수 있었을 것이고, 비용이 갑작스럽게 더 투입되어야한다면 예산을 사전에 더 세이브하거나 추가로 요청해 둘 수도 있을 것입니다.

정확한 시간이나, 스콥 등이 정해지지 않았더라도, 진행이 거의 확실하다 싶으면 우선 '조만간 어떤 일을 요청하게 될 것으로 예상된다. 자세한 내용은 추후 공유드리겠다' 정도만이라도 전달해봅시다. 설사 중간에 일이 어그러져 진행을하지 않게 되더라도, 상대방에게는 상황만 업데이트해주면 됩니다. 한 줄의 대 또는 문장을 전하는 작은 노력이 필요한 일이지만, 실제로 업무가 진행되는 과정 그리고 그 결과에서 얻을 수 있는 이득은 그 값어치가 배로 불어나 나에게 돌아 올 것입니다.


업무 커뮤니케이션은 왜 중요할까요? 업무를 진행하다 보면, 언젠가는 본인이 더 아쉬운 소리를 해야할 상황이 발생합니다. 고객사나 상사가 말도 안되는 기한 내 말도안되는 결과물을 만들어내라고 할 때도 있고, 예상치 못한 이슈가 발생하여 수습에 나서야할 수도 있죠. 사건이 터져도 오전이나 낮에 터지면 그나마 다행이지만, 퇴근할 시간이 다되어 짐을 다싸고 문을 나서려는 순간 일이 터져서 야근에 당첨되는 경우도 생길 것입니다. 이런 악조건에서 나를 돕기 위해 흔쾌히 나설 아군, 동료를 만들기 위한 과정이 바로 업무 커뮤니케이션이라고 할 수 있습니다.