[일잘러의 업무꿀팁] 업무 데드라인 설정시 고려요소 3가지

주니어일때 우리는 주로 시니어가 요청한 업무를 수행하기만 하면 됐습니다. 시니어가 언제까지 어떤 업무를 완료해달라고 요청하면, 그 기한까지 무사히 과업을 마치기만 하면 되었죠. 하지만 직장에서 일을 하다보면, 벤더나 회사 다른 팀과 협업을 해야하는 상황이 자주 발생합니다. 그러면서 본인이 업무를 요청하는 입장에 놓이게 되는 순간이 찾아옵니다. 아마 팀에 신입팀원이 들어오면 매일매일이 그런 상황의 연속이겠죠?

업무를 요청하면서 많은 분들이 가장 고민하고 어려움을 겪는 것이 '데드라인(Dead line)' 설정입니다. 즉, '언제까지' 작업을 해달라고 기한을 설정해주는 것인데요. 상대방에게 의도치 않게 무리한 기한을 제시하여 부담을 주는 것은 아닐까라고 직장인이라면 메일을 보내기전 한 번쯤은 고민해보셨을 것 같은데요!

실무에서 벤더 및 타부서 팀원 그리고 우리 팀원의 업무를 관리하면서 터득한 '업무 데드라인 설정시 고려요소 3가지'을 소개해드릴테니 읽어보면서 지금까지 본인이 데드라인을 어떻게 설정해왔는지 돌이켜보시면 좋을 것 같습니다.

하나, 전체 업무 프로세스를 파악하라

결국 이 업무를 요청하는 것은 '나의 업무'를 무사히 마치기 위해서입니다. 그것이 고객사 또는 시니어에게 보고를 하는 것일 수도 있고, 또다른 업무의 수행일수도 있죠. 상대방을 배려하더라도, 그 상위에 있는 목표를 해치지 않는 선에서 이루어져야하죠. 여러분도 아시다시피 회사에서는 모든 업무가 서로 맞물려 돌아갑니다.

예를 들어볼까요? 9월의 페이스북 월간 광고 보고서를 작성해야한다고 가정해봅시다. 우리가 고객사에게 보고서를 전달하기로한 일정은 10월 5일입니다. 그러면 랩사에게 광고 데이터를 10월 5일까지 받으면 될까요? 물론 안되겠죠. 랩사로부터 받은 데이터를 본인이 리뷰하는데 소요되는 시간, 그리고 시니어가 리뷰하는데 소요하는 시간이 고려되지 않았기 때문입니다.

그렇기 때문에 항상 우리는 어떤 업무를 요청하기에 앞서, 내가 이 업무를 언제까지 마쳐야, 다른 업무를 마무리 하거나 시작할 수 있는지 '큰 그림'을 파악하고 있어야합니다.

둘, 상대방의 업무 룸을 파악하라

상대방이 업무를 수행하기에 '얼마나 여유가 있는가'를 보통 '룸이 얼마나 남느냐/있느냐'라고 표현하는데요. 시간적인 여유는 함께 공유하는 업무 To-do list가 있거나, 스케줄러가 있으면 파악이 쉬울 것입니다. 회사에서 사용중인 협업 솔루션이 있다면 그것을 활용하면 최선이지만, 만약 없다면 구글 스프레트 시트를 활용하여 업무 트래커를 만드는 것도 방법입니다. 공유가 쉽고, 실시간으로 확인 및 업데이트가 용이하기 때문이죠.

많은 분들이 '여유가 있는가'하면 시간적인 여유만 고려하실텐데요, 반드시 또 고려해야할 것은 '심리적'인 여유입니다. 우리가 지금 잘하고 싶은 것은, 상대방이 무리를 느끼지 않도록 '적당한' 데드라인을 설정하는 것이기 때문에 상대방이 업무요청을 받았을 때의 느낌과 기분도 중요합니다. 심리적인 여유는 당사자만이 답변해줄 수 있겠죠? 그렇기 때문에 평소에 상대방과 가능하다면 소통과 교류를 많이 할 수록 좋습니다.

셋, 요청하는 업무의 성격을 파악하라

마지막으로 내가 요청하는 업무가 어떤 성격의 업무인지를 파악해봅시다. 업무의 성격에는 여러가지가 있겠지만, 그중에서도 '업무에 투여한 시간'과 '완성도'간의 관계성이 높은지를 살펴봐야할 것입니다. 투여한 시간이 길어질수록 완성도가 항상 높을 것이라고 이야기하기는 어렵지만(실제로 무한히 시간을 투자할 수도 없겠죠?), 특히나 '더 많은 시간을 투자했으면 더 좋은 결과가 나왔을텐데...'라는 생각이 들게 만드는 업무들이 있습니다.

그중에서 대표적인 것이 바로, '리서치의 양과 질'이 중요한 업무일 것 같은데요. 더 많은 정보를 찾을수록 더 타당한 결과물을 완성할 수 있는 보고서나 콘텐츠 쓰기, 더 많은 레퍼런스를 찾을 수록 활용할 수 있는 에셋이 많아지는 디자인, 그리고 더 많은 케이스를 검색할수록 아이디어를 더 많이 창출할 수 있는 아이디에이션 등이 이에 해당할 것입니다.

데드라인은 요구하지 말고, 제안하라

이렇게 위 3가지 요소를 고려하여 적당한 데드라인을 설정하고 나면, 다음은 상대방에게 알릴 차례입니다. 내가 상대방에게 일방적으로 요구한다고 생각하지 말고 '제안한다'는 마음가짐으로 설정한 데드라인을 전달해보세요.

한가지 팁은 '혹시 기한 조율이 필요하시다면 언제든지 편히 논의해주세요'와 같은 표현을 데드라인을 제시한 뒤 덧붙이는 것인데요. 설사 기한이 임박하여 상대방이 기한을 더 요구하여도 들어주지 못하는 상황일지라도, 여러분이 상대방의 요구를 들어줄 자세가되어 있다는 뉘앙스만 보여도 여러분이 제안한 데드라인을 받아들이는 상대방의 자세는 달라질테니까요!