[글로벌 업무 노하우] 회사에서 DHL 해외배송하는 방법 #2. 운송장 작성하기

지난 글에서는 DHL 고객번호를 생성하는 방법에 대해 소개드렸는데요! 이번에는 운송장을 작성해보도록 하겠습니다. 배송물을 수령할 '수취인'의 정보를 어떻게 입력해야하는지, 어떤 정보를 사전에 수급해야할지, 어떻게 정보를 상대방으로 부터 받는 것이 효율적인지 저만의 팁도 소개드릴 예정이니 잘 따라와주세요!

 

🔽혹시 고객번호를 생성하는 방법에 대한 글을 놓치신 분이 계신다면 아래 링크를 통해 확인해보세요!

[글로벌 업무 노하우] 회사에서 DHL 해외배송하는 방법 #1. 고객번호 생성하기

 

운송장 작성을 위해 수집해야 할 정보

DHL 운송장을 작성하기 위해서는 수취인의 어떤 정보를 사전에 수집해야할까요?

DHL  운송장 작성창을 살펴보면 아래와 같이 생겼습니다. 

*참고로, 발송인 정보는 myDHL에 저장되어 있는 정보가 자동으로 불러오기가 됩니다.

DHL 운송장 작성 창

 

1. 이름

2. (회사로 배송할 경우) 회사 이름

3. 국가/지역

4. 주소
- 주소, 주소1, 주소2, 주소3
- 우편번호(ZIP) , 도시, 주/도(Province)

5. 이메일주소

6. 연락처(집/휴대폰) - 국가번호 + 전화번호

 

글로벌 배송인 만큼 운송장 내 모든 정보는 반드시 '영문'으로 입력해주셔야합니다. 입력해주신 정보는 상품을 수거해가는 DHL코리아의 직원뿐만 아니라, 실제 수취인에게 상품을 전달하는 현지의 DHL직원이 열람할 정보이기 때문이죠.

 

이중에서도 국내에서 택배를 발송할 때와 차이가 있는 몇가지 항목들에 대해 좀더 상세하게 설명을 드리도록 하겠습니다.

 

주소

다시 한번 말씀드리지만, 글로벌 배송이기 때문에 주소도 '영문'으로 작성해주셔야 합니다. 영문으로 주소를 작성할 때는 우리나라와 달리,  상세주소가 맨앞에 나오고, 갈수록 범주가 넓어져 마지막에 국가가 등장합니다. 영문으로 해당 주소를 어떻게 기입해야할지 모르겠다면, 구글맵을 활용하시는 것을 추천드립니다. 

 

미국에 있는 'Googleplex'의 주소를 예시로 찾아보았습니다. 구글 검색창 또는 구글맵에 'Googleplex'를 입력하면 아래와 같이 주소가 뜨는 것을 확인할 수 있습니다. 해당 주소를 활용하여 주소를 입력하면 아래와 같은 형태가 될 것입니다. 

 

예시)국가: United States (U.S.A.) / 주소: 1600 Amphitheatre Pkwy / 우편번호(ZIP): 94043 / 도시: Mountain View / 주/도:  California (CA)

구글 본사(Googleplex)의 주소

 

아마 해외 주소지 입력시 가장 어려운 것이 '우편번호 찾기'이실텐데요. 우편번호는 zipcode, postal code 등 다양하게 불리웁니다. 경험상, 앞서 소개드린 것처럼 구글맵에 주소지를 쳐서 알아내는 방법이 가장 빠르고 정확한 것 같습니다. 

 

국문 주소지를 영문으로 변경하고 싶으시다면 아래와 같이 네이버 검색창에 '(주소 입력) 영문주소' 를 입력하시면 바로 확인이 가능합니다. 

네이버로 검색한 구글코리아의 영문주소

 

연락처

연락처 기입시에 꼭 포함해주셔야하는 것이 바로 '국가번호'입니다. 

 

국가번호는 국제 전화에서 각국을 식별하기 위해 부여된 번호입니다. 우리나라의 경우 '+82'인데요. 여러분께서 보내려는 국가의 국가번호가 무엇인지 모르신다면 구글에 "XX 국가번호"라고 검색하시거나, 아래 링크에 접속하시어 'ctrl+s'를 누르고 찾고자 하는 국가의 명을 입력해보시면 될 것 같습니다. 

전 세계 국가번호

 

그리고 한가지 팁을 드리자면, 전화번호를 수집할 때, 하이픈(-)을 포함해달라고 하시면 좋습니다. 전화번호에서 혹시라도 누락된 숫자가 없는지를 더블체크할 수 있는 수단이기 때문이죠. 

 

앞서 함께 찾아본 Googleplex의 전화번호에도 앞쪽에 미국의 국가번호인 '+1'이 포함되어있는 점을 확인하실 수 있습니다. 

구글 본사(Googleplex)의 전화번호

 

Tip!) 전화번호를 기입하는 란 아래쪽에 보면 'SMS 수신'이란 체크박스가 보이실텐데요.

수령인에게 배송현황이 단계별로 전달될 수 있도록 잊지말고 꼭! 체크하실 것을 추천드립니다.

 

이메일주소

택배를 보내는 데 왜 상대방의 이메일주소가 필요한지 의아하실 수 있는데요. 국가에 따라 수취인에게 납세자 번호 또는 증빙서류를 요청하는 경우가 있습니다. 이럴 경우, DHL측에서 수취인과 서류를 주고 받을 수 있는 컨택 포인트가 있어야하기 때문에 해당 정보를 요청하게 됩니다. 

 

이렇게 모든 정보를 입력하면, 해당 수령인의 정보는 나의 계정에 남아, 추후 동일인에게 또다시 배송을 해야할 경우가 생기면 불러올 수 있습니다:)

 

효율적으로 배송지 정보를 수집하고 관리하는 방법

 

저마다의 방법이 있겠지만, 저는 엑셀/표를 활용하여 배송지 정보를 관리하는 것을 추천드립니다.

수취인 정보 관리용 엑셀 양식

상대방에게 배송지 정보를 요청할 때도, '제품/상품을 수령하실 주소를 알려주세요'라고 요청하기 보다는, 상대방이 각각의 정보를 나누어 기입할 수 있도록 표를 생성하여 전달해보세요. 필수 정보가 누락되는 상황도 피할 수 있고 정보를 관리하기도 훨씬 편리하다는 장점이 있습니다. 

(예시) 상대방에게 배송지 정보를 요청하는 메일

 

 

 

 

이렇게 사전에 모든 정보가 담긴 표나 엑셀이 준비되었다면 한개씩 차례대로 운송장을 작성하면 됩니다. 다음 글에서는 '발송물 정보'를 입력하는 방법에 대해 소개드리도록 하겠습니다. 다음 글도 많은 관심 부탁드려요:)

 

FAQ) DHL에서는 엑셀파일로 여러개 운송장을 한꺼번에 발행 못하나요?

회사에서 해외로 택배 배송을 보낼 때 간혹 여러명에게 한꺼번에 보내야하는 경우가 발생합니다. 우체국 국제특송은 엑셀폼 양식을 제공해주고, 그 폼을 채워서 파일을 업로드하면 여러개 주소가 한꺼번에 등록되는 시스템을 잘 갖추고 있습니다.

이전에는 DHL도 고객센터를 통해 엑셀로 주소지를 전달하면 한꺼번에 송장을 모두 발행해주었지만, 주소 오기입 등의 이슈로 해당 서비스를 중단했다고 합니다.

 

따라서, 아쉽지만 여러개 주소로 똑같은 상품을 보내고 싶더라도 모든 주소를 일일히 입력해야합니다.